Содержание:
1. Учет коммунальных платежей у компаний-потребителей коммунальных услуг
2. Учет коммунальных платежей у управляющих компаний
Жилищно-коммунальное хозяйство – сложная система, содержащая в себе множество компонентов. В ее состав входят как непосредственно поставщики электроэнергии, тепла, вводных ресурсов, так и управляющие компании, товарищества собственников жилья, являющиеся посредниками между конечными потребителями (юридическими и физическими лицами) и непосредственными поставщиками услуг. В части каких-либо организаций и индивидуальных предпринимателей оплата коммунальных услуги юридическим лицом может проводиться как непосредственно поставщикам услуг, так и управляющим компаниям. В любом случае коммунальные платежи – это тот вид расходов, который несет каждое предприятие, занимающееся коммерческой или любой другой деятельностью. Вопросы корректного отражения услуг этого вида актуальны для любого юридического лица или индивидуального предпринимателя. Какую бы сторону не занимало предприятие в цепочке производства и реализации коммунальных услуг, является ли она их поставщиком, посредником или потребителем, фирма 1С предлагает пользователям своего ПО удобные инструменты для правильного учета потребления коммунальных услуг. В данной статье рассмотрим примеры учета оплаты коммунальных услуг у конечных потребителей- юридических лиц и у компаний-посредников – управляющих компаний, предоставляющих свои услуги физическим и юридическим лицам.
1. Учет коммунальных платежей у компаний-потребителей коммунальных услуг
Различные программы семейства 1С используют сходные механизмы учета коммунальных услуг в различных типовых конфигурациях. Рассмотрим этот механизм на примере программного продукта 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0.
Учет коммунальных платежей осуществляется посредством документа «Поступление (акты, накладные)». Для ввода документа используется раздел «Покупки», пункт «Поступление (акты, накладные)».
Документ «Поступление (акты, накладные)»
Для отражения коммунальных услуг в базовой 1С:Бухгалтерия 3.0 можно использовать виды операций «Услуги (акт)» или «Товары, услуги, комиссия». Состав заполняемых реквизитов будет идентичен – разница заключается лишь в том, что во втором варианте заполнение информации об оказанных услугах нужно будет выполнять на вкладке «Услуги».
Операции Услуги (акты) в 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0.
При заполнении документа необходимо указать номер и дату акта, поставщика услуг (выбор проводится из справочника «Контрагенты»), а также договор, заключенный с поставщиком (выбор проводится из справочника «Договоры»).
В случае, если поставщик выставил счет на оплату, его можно выбрать или ввести, используя реквизит документа «Счет на оплату». В документе дополнительно можно отразить факт получения оригиналов документов от поставщика, а также указать вариант расчета НДС относительно цены – возможны варианты «НДС не выделять», «НДС в сумме», «НДС сверху»). Выбор зависит от порядка оформления документа поставщиком услуг. Вариант «НДС не выделять» можно использовать, если поставщик не является плательщиком НДС.
Флажок «НДС включать в стоимость» в 1С Бухгалтерия конфигурации 3.0 позволит учесть НДС в составе затрат предприятия – это актуально, если организация не является плательщиком НДС. В этом случае НДС, выставленный поставщиком, войдет в состав расходы предприятия, не будет предъявлен к вычету.
НДС не выделять 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0
В табличной части документа в 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0, вводятся коммунальные услуги, отраженные в документе поставщика. Коммунальные услуги предварительно (или в процессе заполнения документа) необходимо отразить в справочнике «Номенклатура». При вводе элемента справочника необходимо сделать следующие настройки:
· указать вид номенклатуры «Услуги» или «Услуги ЕНВД» – это обязательное условие, которое позволит использовать созданную номенклатуру, кроме того, по умолчанию в качестве счета затрат счета учета НДС по полученной услуге будут использованы бухгалтерские счета, указанные на закладке «Счета учета номенклатуры» вида номенклатуры;
· периодичность услуги «Месяц» (ил иной период) – выбор периодичности позволит дополнить содержание услуги в документе выбранной периодичностью, например, для коммунальных услуг, введенных на дату 31.08.2020 г. номенклатура примет вид «Коммунальные услуги за август 2020 г.»;
· единицу измерения (шт.);
· ставку НДС (при наличии).
Создание услуги в справочнике Номенклатура 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0
Далее необходимо подобрать услугу из справочника «Номенклатура», указать цену услуги, в соответствии с актом поставщика. Расчет НДС суммы будет проведен автоматически, так же, как и определен счет затрат. При необходимости его можно изменить непосредственно в строке документа в 1С Бухгалтерия, версия 3.0.
Создание акта Поступления услуг 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0.
При наличие счет-фактуры поставщика, можно указать ее дату и номер и создать документ, использовав кнопку формы «Зарегистрировать». Документ «Счет-фактура полученный» будет создан и заполнен автоматически, при необходимости его можно корректировать, перейдя по гиперссылке.
Счет-фактура полученный в 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0.
После записи и проведения созданного документа будут сформированы проводки по отражению стоимости оплаты коммунальных услуг на выбранном счете затрат и НДС. В случае, если НДС в документе поставщика не выделен или организация не является плательщиком НДС, вся сумма по счету будет отнесена на счет учета затрат.
Отражения стоимости коммунальных услуг в 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0
2. Учет коммунальных платежей у управляющих компаний
Управляющие компании организует поставку коммунальных услуг конечным потребителям, получая их непосредственно у компаний-производителей холодной и горячей воды, электроэнергии, газа, отопления. Деятельность таких предприятий сводится к ведению процессов покупки ресурсов у их производителей и перепродаже их жильцам многоквартирных домов, юридическим лицам.
При этом компании должны обеспечивать детальный учет коммунальных платежей по объектам жилого и нежилого фонда (многоквартирным и офисным зданиям, помещениям разных видов в них) с хранением множества различных характеристик: лицевым счетам и собственникам помещений, арендаторов жилых и нежилых помещений, зарегистрированных в жилых помещениях лиц, приборов учета, графиков их поверок и замены; осуществлять сложные расчеты начислений стоимости оплаты коммунальных услуг в зависимости от видов услуг, отсутствия/наличия приборов учета и того, являются ли приборы учета индивидуальными или коллективными. Все эти требования делают задачи расчета стоимости коммунальных услуг в компаниях ЖКХ довольно сложной задачей.
На сегодняшний день основными прикладными решениями, позволяющими автоматизировать учет на предприятиях ЖКХ, являются конфигурации:
· 1С:Управление предприятием ЖКХ, редакция 1.3, созданное на основе типового продукта 1С:Управление производственным предприятием 8 ред. 1.3;
· 1С:Управляющая компания ЖКХ. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2, которое используется, соответственно, совместно с конфигурациями 1С:ERP или 1С:Комплексная автоматизация.
Эти программные продукты позволяют вести комплексный учет предприятий сферы жилищно-коммунального хозяйства, в том числе:
· вести учет жилого и нежилого фонда;
· работать с собственниками и арендаторами;
· планировать работы и вести учет затрат на благоустройство и ремонт многоквартирных домов, находящихся в управлении организации;
· вести подомовой учет затрат и рассчитывать тарифы по отдельным многоквартирным домам.
Рассмотрим порядок учета коммунальных услуг на примере конфигурации 1С:Управление предприятием ЖКХ, редакция 1.3.
Для правильного расчета стоимости оплаты коммунальных услуг важно корректно настроить справочник «Услуги» – этот справочник имеет довольно сложную форму, содержит большое количество сведений, необходимых для расчета. Рассмотрим его подробнее. Доступ к справочнику осуществляется через пункт основного меню «Начисление».
Справочник «Услуги» в 1С:УПП ЖКХ
При вводе элемента справочника указывается наименование услуги, вид услуги, услуга (ссылка на справочник «Номенклатура»), способ расчета. Реквизит «Способ расчета» определяет ввод прочих данных, а также порядок расчета стоимости, он может принимать значения:
· по показаниям счетчика;
· по количеству жильцов;
· по площади;
· по нормам потребления;
· фиксированное значение;
· с ограничением по нормам;
· по показаниям счетчика и нормам потребления;
· по комиссии банка.
Ввод данных об услуге для учета коммунальных услуг
Для способов расчета, не использующих показания счетчиков, указываются уточняющие показатели — виды жильцов, виду площади и т. п. Для иных способов расчета проводятся настройки начисления по индивидуальным и коллективным показателям учета.
Настройки начислений для учета коммунальных платежей
Можно выбрать вариант индивидуального расчета начислений при отсутствии действующего счетчика или отключении одного или нескольких приборов учета, при утрате прибора или при отсутствии показаний («по норме потребления», «по среднему значению», «не производить»). Варианты распределения при использовании коллективных приборов учета (порядок определения суммарного индивидуального расхода, порядок распределения на лицевые счета, вариант распределения расхода по тарифам и прочее).
Учет услуг в программе ведется в разрезе лицевых счетов, которые оформляются на каждое жилое и нежилое помещение многоквартирного дома, которое принадлежит жильцам или собственникам-юридическим и физическим лицам по договору найма, социального найма или на правах собственности. В лицевом счете отражаются все вопросы, связанные с осуществляемыми собственником или нанимателем помещения платежами за пользование им, за коммунальные услуги, управление и содержание многоквартирного дома.
В программе данные о лицевых счетах можно увидеть в «Журнале документов по лицевым счетам» (пункт меню «Лицевые счета»). В этом журнале находятся документы, фиксирующие открытие, закрытие и изменение лицевого счета.
Журнал счетов поставки коммунальных услуг
Открытие нового лицевого счета можно выполнить с использованием «Помощника открытия лицевого счета». Это механизм, позволяющий в удобной форме заполнить всю необходимую информацию. Состав сведений различается в зависимости от того, на какое помещение (жилое или нежилое) оформляется лицевой счет. Рассмотрим вариант, при котором лицевой счет оформляется на нежилое помещение. На первом этапе вводятся данные о здании и помещении в нем (выбор осуществляется из справочников «Здания, сооружения», «Помещения»).
Заполнение данных о здании при поставке коммунальных услуг
Далее вводится информация о виде собственности (частная, государственная, муниципальная), о собственниках помещения (ими могут быть как юридические, так и физические лица, поддерживается ввод информации о нескольких собственниках). Указывается основание получения права собственности, вид и реквизиты документа, подтверждающий это право.
Заполнение данных о виде собственности при поставке коммунальных услуг
Далее проводится выбор ответственного собственника.
Заполнение данных о собственнике при поставке коммунальных услуг
В нашем случае собственник только один, поэтому дается прямая ссылка на единственного собственника. Однако, в том случае, если их больше одного, программа позволяет сделать такой выбор.
На следующем этапе программой генерируется уникальный номер лицевого счета и идентификатор лицевого счета, которые могут быть скорректированы в процессе создания. Здесь же можно создать договор с собственником помещения, указав в нем все необходимые реквизиты, условия оплаты, сроки действия и иные реквизиты и условия.
Генерирование номера счета при поставке коммунальных услуг
Следующий важный этап — назначение услуг для создаваемого лицевого счета.
Назначение услуг для счета
Здесь указываются виды услуг, которые будет получать собственник помещения, эти данные в дальнейшем будут использованы для шаблонов платежей. Заполнить список услуг можно либо вручную (выбор осуществляется из справочника «Услуги»), либо с использованием шаблона лицевого счета — можно выбрать уже введенный лицевой счет в качестве шаблона, список услуг будет заполнен автоматически.
Далее вводятся данные о жильцах (в нашем случае эта информация отсутствует). По итогам работы помощника создается несколько объектов: документ «Установка собственников помещения» (фиксируется информация о собственниках, документах-основанияx права собственности), элемент справочника «Лицевой счет» (в одноименный справочник записывается информация о созданном лицевом счете, здесь можно указать нормы потребления тех или иных услуг, адрес доставки счетов и квитанций, указать контактные данные и другую информацию), документ «Открытие лицевого счета» (фиксирует в программе факт открытия лицевого счета на конкретную дату).
Готовый документ «Открытие лицевого счета» при поставке коммунальных услуг
Также вводится документ «Управление услугами: Назначение на лицевые счета». Этот документ важен для рассматриваемой темы, так как по сути определяет шаблон для ежемесячного начисления коммунальных и иных услуг клиенту.
Заполнение документа «Управление услугами»
В этом документе можно увидеть две закладки — на первой отражена информация об объекте, на второй — список услуг, оказываемых собственнику. Доступ к этому документу также можно получить из пункта основного меню «Начисление».
Список поставляемых услуг
Перейдем непосредственно к начислению коммунальных услуг. Для этого воспользуемся журналом документов «Начисление услуг», размещенном в пункте «Начисление» основного меню.
Журнал «Начисление услуг»
В журнале можно увидеть документы начисления коммунальных и иных услуг собственникам жилых и нежилых помещений. Документ «Начисление услуг» имеет два основных вида «Начисление на лицевые счета» и «Начисления по показаниям приборов». Первый используется для начисления фиксированных платежей (например, арендных, для которых установлена постоянная ставка на площадь помещения), а также для коммунальных платежей, которые начисляются по нормам потребления, установленных на метраж помещения, или количество жильцов. Таким образом коммунальные услуги начисляются в отсутствие счетчиков на горячую и холодную воду, газовых счетчиков, а также на услуги отопления.
Для начисления таких услуг введем документ «Начисление услуг» с видом операции «Начисление на лицевые счета». В документе необходимо указать объект, для которого проводится начисление услуги (это может быть здание, помещение, подъезд или даже конкретный лицевой счет), а также конкретную услугу (в списке доступны те услуги, которые имеют способы расчета «По площади», «По количеству жильцов», «Фиксированное начисление»). После выбора этих реквизитов документ заполняется автоматически на основании данных о назначенных для помещения (здания, лицевого счета) услугах, действующих тарифах, количественном показателе (площади, количестве жильцов и т. п.).
Документ «Начисления услуг»
Начисления заполняются и рассчитываются за месяц, соответствующий дате документа.
Документ «Начисление услуг» с видом операции «Начисления по показаниям приборов» используется для ввода информации по начислениям, расчет которых ведется приоритетно с использованием данных счетчиков, и только в случае отсутствия показаний – по норме потребления. Чаще всего это услуги горячего и холодного водоснабжения, канализации и водоотведения, электрическая энергия.
При вводе документа также указывается здание (помещение, лицевой счет). Важное замечание: начисление услуг по данным счетчиков проводится только в том случае, если данные счетчиков предварительно занесены документом «Ввод показаний счетчиков». Этот документ доступен в пункте основного меню «Приборы учета». Ввод показаний может осуществляется отдельным документом на здание, помещение или лицевой счет на конкретную услугу. При вводе документа в его табличной части заносятся показания счетчиков в зависимости от вида услуг (дневные и ночные показания для счетчиков электроэнергии и т. д.).
Заполнение документа начисления услуг
В случае, если данные счетчиков введены, документ «Начисление услуг» после заполнения примет вид:
Заполненный документ «Начисления услуг»
Расчет стоимости будет проведен автоматически, исходя из тарифа и фактического потребления. В случае, если фактические показания счетчиков не введены в программу, расчет будет проводиться по нормам потребления, документ примет вид:
Документ «Начисление услуг» без показателей счетчиков
После проведения документов, коммунальные услуги будут начислены, возникнет задолженность по оплате собственником коммунальных услуг.
Тема учета коммунальных платежей в предприятиях ЖКХ очень обширна. К сожалению, рассмотреть все нюансы в рамках одной статьи просто невозможно. В данном материале были приведены только самые общие сведения о порядке начисления коммунальных платежей. Не были затронуты темы нормирования расходов, установки и нормирования тарифов, учета приборов разных видов, их поверки и другие темы, которые мы планируем подробно разобрать в последующих статьях.
Специалист компании «Кодерлайн»
Анжелина Глухова
