Содержание:
1. Признаки хаоса в справочнике «Номенклатура» в 1С
2. Комплекс мероприятия для наведения порядка в справочнике «Номенклатура» в 1С
3. Формирование кратких и полных наименований централизованных номенклатурных позиций
1. Признаки хаоса в справочнике «Номенклатура» в 1С
На практике у многих компаний имеется проблема с ведением справочника «Номенклатура» в учетных программах 1С.
Такая проблема всегда, рано или поздно, возникает у тех компаний, которые вовремя не назначили конкретного ответственного (владельца) справочника «Номенклатура» в 1С. В этом случае подтверждается народная мудрость «у семи нянек дитя без глаза». Даже если был разработан единый классификатор видов номенклатуры, но справочник «Номенклатура» в 1С был открыт для редактирования всем пользователям, то вполне ожидаемо, что текущее состояние справочника можно оценивать как «хаос».
Признаков «хаоса» в справочнике в силу исторической «вседозволенности» может быть много:
− отсутствие группировки (классификации) номенклатурных позиций;
− излишняя детализация в наименовании номенклатурной позиции;
− многократное дублирование номенклатурных позиций, по факту отражающих одну и ту же физическую сущность закупаемой (производимой) номенклатурной позиции;
− путаница с единицами измерений (например, трубы на склад поступают в тоннах, а списываться в производство должны в погонных метрах).
Самая распространенная ситуация в отсутствие централизованного управления справочником «Номенклатура» в 1С, когда пользователи создавали элементы в справочнике исходя из наименования закупаемой позиции в накладной. Из моей практики вспоминается случай, который послужил «последней каплей терпения» генерального директора для издания им приказа о начале централизованного управления справочником «Номенклатура» в 1С, когда он увидел в справочнике наименование элемента «Метла Бабы Яги».
К компаниям, у которых справочник «Номенклатура» в 1С находится в запущенном состоянии, вполне применим принцип GIGO, который в контексте использования программы расшифровывается как «Мусор на входе, мусор на выходе». Следует предполагать, что описываемая проблема актуальна не для торговых компаний, которые к ведению справочника «Номенклатура» в 1С относятся очень ответственно, а для производственных предприятий, особенно материалоемких отраслей.
При текущем состоянии справочника «Номенклатура» в 1С в состоянии «хаоса» менеджмент компаний не может получать достоверные оперативные данные ни о закупках, ни о расходовании, ни об остатках МТР на складах с требуемым уровнем детализации и группировки.
Итак, если руководство компании поняло, что «дальше так жить нельзя» и собирается принять решение о начале централизованного управления справочником «Номенклатура» в 1С и о нормализации его текущего состояния, что в таком случае делать службе ИТ или сопровождающей компании-франчайзи?
Выскажу свое экспертное мнение, что конфигурация «MDM Управление нормативно-справочной информацией» востребована и эффективна для компаний, имеющих несколько учетных и производственных информационных систем, но избыточна для компаний, использующих единую информационную базу данных с удаленным доступом к ней филиалов.
В данной статье я попытаюсь предложить достаточно простое, но эффективное решение для централизованного управления справочником «Номенклатура» в 1С, в том числе для нормализации его текущего состояния в рабочих базах 1С без использования конфигурации MDM.
Конечно, следует понимать, что без внесения в типовую (или уже доработанную) конфигурацию системы 1С определенных доработок организовать полноценное централизованное управление справочником «Номенклатура» в 1С не представляется возможным, но за все ранее допущенные ошибки приходится расплачиваться.
2. Комплекс мероприятия для наведения порядка в справочнике «Номенклатура» в 1С
Предлагается осуществить следующий комплекс мероприятий:
1. Разработать и утвердить Регламент централизованного управления номенклатурой 1С (с этим автор статьи готов помочь) и утвердить Регламент приказом руководства компании;
2. Найти среди действующего персонала или пригласить на работу специалиста на должность «Эксперт по управлению НСИ»;
3. Настроить права доступа в рабочей базе 1С на редактирование справочника «Номенклатура» (и заодно к справочникам «Виды номенклатуры» и «Номенклатурные группы») только для Эксперта по управлению НСИ, отобрав такие права у всех остальных пользователей;
4. Предложить службе снабжения и производственной (технической) службе разработать специализированный классификатор материально-технических ресурсов организации (МТР) для своей отрасли, и для каждого вида МТР разработать перечень ключевых технических характеристик (КТХ). С очень высокой степенью вероятности такое предложение указанными службами принято не будет в силу их текущей загрузки, но официально через руководство компании предложить нужно, и официально зафиксировать отказ от такого предложения, чтобы наделить Эксперта по управлению НСИ необходимыми полномочиями и защитить его «от наездов» в будущем;
5. Все существующие позиции в справочнике «Номенклатура» в 1С перенести в предопределенную папку «АРХИВ» и создать Классификатор МТР (в определенных конфигурациях системы 1С через создание структуры иерархических папок в справочнике «Номенклатура» в 1С, в других конфигурациях – через отдельный справочник «Виды номенклатуры»). Работу по созданию Классификатора МТР должен выполнить Эксперт по управлению НСИ – это его прямая и непосредственная обязанность и зона ответственности;
6. Внести в конфигурацию программные доработки по запрету выбора элементов из предопределенной папки «АРХИВ» во все документы, отражающие закупку МТР или выпуск продукции;
7. Если в конфигурациях 1С доступен функционал использования 1С номенклатуры поставщиков, то запрет должен быть установлен для сопоставления 1С номенклатуры поставщиков с номенклатурой, находящейся в папке «АРХИВ»;
8. Если в используемых конфигурациях системы 1С функционала ведения 1С номенклатуры поставщиков нет, то в типовые документы по отражению поступления МТР ( документ Заказ поставщику, Приходный ордер на товары, документ Поступление товаров и услуг, Авансовый отчет) и при необходимости в документы выпуска продукции в табличные части перед колонкой «Номенклатура» вносится новая колонка «Наименование номенклатуры поставщика, ед. изм.» или «Наименование выпускаемой продукции»;
9. В указанные документы внести дополнительный функционал в виде кнопки «Заявка на изменение НСИ», при нажатии на которую на почту Эксперту по управлению НСИ (либо в программу ServiceDesk, если она есть и используется) ,будет поступать Заявка на изменение НСИ, если в строке документа пользователь не смог выбрать номенклатуру из Классификатора МТР или сопоставить такую номенклатуру номенклатуре поставщика (как мы помним, выбор номенклатуры из папки «АРХИВ» уже запрещен) с печатной формой (лучше в формате Excel), в которой будут видны реквизиты документа (вид документа, номер и дата документа) и строки документа с полным наименованием;
10. Выбрать день «Х» для «захвата власти» в деле централизованного управления Номенклатурой 1С, то с этого дня все пользователи программы 1С, которые по своим служебным обязанностям заполняют документы по поступлению МТР (выпуску продукции) должны либо сопоставить закупаемую 1С номенклатуру поставщика с номенклатурой по классификатору, либо вписать от руки полное наименование закупаемой позиции, как оно указано в документе от поставщика + указать единицу измерения;
11. Документы поставки МТР (выпуска продукции), в табличных частях которых не заполнена колонка «Номенклатура», не должны проводиться (в конфигурацию должен быть добавлен соответствующий программный запрет). По каждому такому документу, в котором хотя бы в одной строке не заполнено значение в колонке «Номенклатура», Эксперту по управлению НСИ должна поступить Заявка на изменение НСИ;
12. Эксперт, получив указанную заявку, в режиме реального времени должен в рабочей базе 1С выбрать (создать) централизованный элемент в справочнике «Номенклатура» в 1С, отвечающий требованиям Регламента, и подставить его в нужную строку документа в колонку «Номенклатура». После заполнения всех строк в документе по колонке «Номенклатура», и записи документа Заявителю направляется извещение об исполнении Заявки;
13. Пользователь, получивший извещение об исполнении Заявки на изменение НСИ, повторно открывает документ, визуально проверяет корректность указанных Экспертом номенклатурных позиций, заполняет недостающие реквизиты документа (в т.ч. количество и цену) и проводит документ.
3. Формирование кратких и полных наименований централизованных номенклатурных позиций
Выполнение рекомендуемых мероприятий реально позволит навести требуемый порядок в справочнике «Номенклатура» в 1С без нарушения текущих производственных процессов, можно сказать, что «революция будет бескровной».
В завершение приведу выдержки из Регламента централизованного управления номенклатурой 1С, который после его утверждения должен неукоснительно соблюдаться, а установленные программные запреты в рабочих базах 1С не позволят его нарушить. При этом на основании утвержденного Регламента критикам нужно отвечать на латыни «Dura lex, sed lex», что означает «Закон суров, но это закон».
Централизованное управление справочником «Номенклатура» в 1С вводится в целях повышения эффективности контроля за закупками и использованием МТР, работ и услуг, на основе упорядоченной классификации в учете поступления номенклатурных позиций МТР, работ, услуг от поставщиков. Упорядоченная классификация номенклатурных позиций будет использоваться при группировке данных в управленческих отчетах по закупкам МТР, работ и услуг, и остаткам МТР, а также в стандартных бухгалтерских отчетах.
Права на редактирование справочника «Номенклатура» в 1С (добавление, изменение и установка пометки на удаление папок и элементов) предоставляются исключительно сотрудникам службы НСИ. Всем остальным пользователям редактирование справочника «Номенклатура» в 1С запрещается. При возникновении потребности в редактировании справочника (добавлении элемента, изменении элемента или пометки элемента на удаление) направляется заявка по электронной почте в Сервис-деск.
В качестве базовой единицы измерения для материальных номенклатурных позиций указывается та единица измерения, в которой материал отпускается со склада. Для всех дополнительных единиц измерения, в которых материал указывается в документах поставщиков, назначается коэффициент пересчета по отношению к базовой единице измерения. В справочник «Номенклатура» в 1С коэффициент пересчета вносится сотрудниками службы НСИ либо по данным форм КТХ, либо определяется самостоятельно при необходимости запрашивая консультации у подразделения, ответственного за классификацию вида МТР. Использование дополнительных единиц измерения, для которых не определен коэффициент пересчета по отношению к базовой единице измерения, запрещается.
Закупаемые номенклатурные позиции по прайс-листам поставщиков (спецификациям к договорам закупок) соотносятся с централизованными номенклатурными позициями по принципу «Многие к одному». Данный принцип означает, что централизованная номенклатурная позиция не обязана однозначно соответствовать наименованию закупаемой позиции, указанной в документе поставки, а служит для целей группировки и классификации закупаемых позиций МТР, работ или услуг. Поэтому при вводе в учетную систему документов по учету закупки МТР, работ или услуг, в строке учетного документа должна выбираться централизованная номенклатурная позиция и в отдельном поле указываться наименование 1С номенклатуры поставщика.
Если для определенного вида (подвида) МТР решено использовать ключевые технические характеристики (далее – КТХ), то номенклатурные позиции в паках справочника «Номенклатура» в 1С для таких видом МТР создаются исключительно на основании данных в разработанных и утвержденных формах КТХ. Правила разработки форм КТХ описываются в следующем разделе Регламента.
Если для определенного вида (подвида) МТР решено не разрабатывать КТХ, подходы к агрегированию (укрупнению) наименований номенклатурных позиций являются прерогативой сотрудников службы НСИ с использованием принципа максимального возможного агрегирования (укрупнения) централизованных номенклатурных позиций без потери существенных отличительных параметров, подходы к выбору каковых опять же являются исключительной прерогативой сотрудников службы НСИ. При этом, если у сотрудника службы НСИ при определении подходов к агрегированию конкретной закупаемой позиции появляется сомнение в том, что наименование централизованной позиции не будет исчерпывающим образом удовлетворять запросам подразделений, обращающихся к данной номенклатурной позиции в справочнике «Номенклатура» в 1С, наименование централизованной номенклатурной позиции будет формироваться в соответствии с наименованием закупаемой позиции в документе поставщика.
Формирование заявок в службу НСИ на поиск требуемых централизованных номенклатурных позиций для классификации всего перечня закупаемых Обществом МТР, работ и услуг, осуществляется в программе 1С сотрудниками, ведущими учет закупок в 1С (кладовщики, бухгалтера, только в части принятия к учету первичного документа, в котором не указан код централизованной номенклатуры напротив 1С номенклатуры поставщика) непосредственно из документов по учету закупок, создаваемых в рабочей базе программы 1С, чем обеспечивается максимально возможное сокращение трудозатрат на создание заявок. «Привязка» заявок к конкретным документам по учету закупок в рабочей базе программы 1С позволяет сотрудникам службы НСИ исполнять заявки путем непосредственного выбора централизованных номенклатурных документов в документах по учету закупок в 1С, подготавливая таким образом документы для завершающего заполнения и проведения. Указанным образом обеспечивается нормализация текущего состояния справочника «Номенклатура» в 1С на всем протяжении переходного периода. По завершении переходного периода нормализации справочника «Номенклатура» в 1С предусматривается использование заявок, создаваемых и направляемых через систему Сервис-деск, а не из документов по учету закупок в программе 1С.
При формировании кратких и полных наименований централизованных номенклатурных позиций в справочнике Номенклатура используется принцип максимально возможного агрегирования (укрупнения) видовых характеристик номенклатурных позиций МТР. Используемый уровень агрегирования определяется следующими подходами:
− Если для конкретного вида МТР разработаны КТХ, то уровень агрегирования для наименования номенклатурной позиции, входящей в папку с конкретным видом МТР, не может быть меньше совокупности всего набора видов КТХ для данного вида МТР, указанных в форме КТХ, предоставленной службе НСИ структурным подразделением Общества, назначенным ответственным за классификацию номенклатурных позиций по конкретному виду МТР;
− Если для конкретного вида МТР КТХ не разработаны, уровень агрегирования для наименования номенклатурной позиции определяется экспертным мнением сотрудника службы НСИ, который руководствуется при этом возможностью визуального выделения (отличия) номенклатурной позиции в складских остатках от других ему подобных номенклатурных позиций по отличительным характеристикам, имеющимся в наименовании номенклатурной позиции в документе поставщика. При наличии сомнений в формировании экспертного мнения, наименование централизованной номенклатурной позиции будет формироваться в соответствии с наименованием закупаемой позиции в документе поставщика.
− Если цена закупки на отдельные номенклатурные позиции контрагентов, относящиеся к одному и тому же элементу централизованной номенклатурной позиции, отличаются более чем на порядок (более чем в 10 раз), и информация об этом доведена до службы НСИ, создается дополнительная централизованная номенклатурная позиция, к наименованию которой добавляется уточнение «_дорогостоящая».
Для централизованных номенклатурных позиций базовая единица измерения всегда указывается та, в которой материал отпускается со склада, при этом выбирается наименьшая единица измерения из числа возможных кратных единиц измерения.
Базовая единица измерения - это та единица измерения, по отношению к которой приводятся все остальные единицы измерения по коэффициентам пересчета. Все единицы измерения выбираются исключительно из (ОКЕИ) Общероссийского классификатора единиц измерения. Применять единицы измерения, не указанные в ОКЕИ, запрещается.
Если закупка номенклатуры осуществляется в единицах измерения, отличных от базовой единицы измерения, то для номенклатуры указываются дополнительные единицы измерения. Для каждой дополнительной единицы измерения, назначенной для номенклатурной позиции, в обязательном порядке указывается коэффициент пересчета по отношению к базовой единице измерения (какое количество базовых единиц измерения содержится в одной дополнительной единице измерения).
Специалист компании "Кодерлайн"
Андрей Бушуев
