Содержание:
1. Целевые показатели эффективности
3. Способы настройки Монитора целевых показателей в системе 1С:ERP
5. Показатель «Рост валовой прибыли»
6. Показатель «Снижение постоянных затрат»
7. Показатель «Рост рентабельности продаж»
8. Показатель «Минимизация ручных скидок»
9. Показатель «Увеличение объемов продаж»
10. Показатель «Исполнение планов продаж»
11. Привлечение новых клиентов компании
1. Целевые показатели эффективности
Для повышения эффективности деятельности в некоторых компаниях используется система управления с применением набора целевых показателей эффективности, достижение которых приводит к решению общей стратегической задачи.
Разработаны и описаны следующие методики: «Целевая воронка», «Бюджетирование, ориентированное на результат (БОР)», Система управления по целям (MBO), «Система KPI».
Общий смысл подхода в том, чтобы на всех уровнях управления, для каждой штатной единицы определить один или несколько целевых показателей эффективности деятельности, при выполнении которых компания будет достигать поставленные цели.
В первую очередь требуется металогическая проработка и анализ бизнес-процессов компании с целью подготовки структуры показателей (назовем ее «Дерево показателей»).
Ключевыми подходами подготовки структуры могут быть следующие:
· Определяется первоначальная Цель компании (которая должна иметь стоимостное выражение);
· Определяются промежуточные задачи, выполнение которых приводит к достижению поставленной цели;
· Промежуточные задачи распределяются в иерархии по принципу причинно-следственных связей, и могут быть сгруппированы в несколько уровней иерархии;
· Конечные задачи уровня исполнителя должны быть измеримыми (в стоимостном или натуральном выражении);
· Конечные задачи уровня исполнителя должны быть составлены так, что конкретный исполнитель способен их оценить, и несет личную ответственность за их выполнение.
В данной статье рассмотрим пример настройки «Дерева показателей» в системе 1С:ERP, используя подсистему «Монитор целевых показателей».
2. Пример Дерева показателей
Рассмотрим пример компании «Лаки и Краски», которая занимается производством лако-красочной продукции, реализуя оптовые продажи по заказам клиентов.
В компании применяется бюджетный регламент: на месяц панируются объемы продаж и производства, по рецептуре рассчитывается плановая себестоимость; планируются постоянные затраты по подразделениям.
Компания «Лаки и Краски» выпускает три линейки продукции, каждая из которых фасуется в тару разного объема. Отгрузка осуществляется по фиксированному прайсу, допускается применение особых условий (ручные скидки).
Для примера рассмотрим «Дерево показателей» (Рисунок 1), в котором главной целью является показатель «Рост прибыли». Прибыль зависит от двух основных показателей: рост валовой прибыли и снижение постоянных затрат. Рост валовой прибыли зависит от рентабельности продаж и увеличения объемов продаж. Далее зависимость показателей можно проследить по схеме на рисунке.
Рис. 1 Дерево показателей
3. Способы настройки Монитора целевых показателей в системе 1С:ERP
Подсистема «Монитор целевых показателей» находится в разделе «Финансовый результат и контроллинг» и имеет следующие возможности:
· Настройка иерархии целевых показателей организации (для каждого уровня свои целевые показатели);
· Определение нескольких вариантов представления данных по каждому показателю;
· Определение целевых границ для каждого варианта представления данных;
· Разграничение уровня доступа для просмотра результатов;
· Определение периодичности анализа каждого варианта представления данных.
Возможность использования подсистемы «Монитор целевых показателей» в системе 1С:ERP настраивается. Для этого нужно перейти в «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Финансовый результат и контроллинг». В разделе «Целевые показатели» установить признак «Монитор целевых показателей».
Настроим представленное Дерево показателей (Рисунок 1) в системе 1С:ERP для целевых показателей организации, которые на рисунке выделены синим.
Для этого откроем в главном меню «Финансовый результат и контроллинг → Целевые показатели → Варианты анализа целевых показателей». Открывается справочник, в котором будут выполнены все настройки. В левой части добавляются цели в установленной иерархии. В правой части для каждой цели добавляются варианты представления данных (формы отчетности).
Рис. 2 Анализ целевых показателей
4. Показатель «Рост прибыли»
Для показателя «Рост прибыли» настраиваются основные параметры (Рисунок 3):
· Цель – содержит название цели;
· Вышестоящая цель – заполняется для установки иерархии зависимости, для данного показателя пустое значение, т.к. данный показатель – самого верхнего уровня;
· Категория цели – по этому полю будут группироваться показатели на форме Монитора целевых показателей (это ссылка на простой справочник, который можно наполнить по своему усмотрению), для данного примера все показатели отнесены к одной категории;
· Поля «Целевой показатель», «Краткое наименование целевого показателя» «Описание» и «Формула расчета» заполняются для информации;
· Шаблон расчета целевого показателя – задается по нажатию кнопки «Редактировать», это основная настройка, которая определяет способ получения значений показателя;
· Целевой тренд – выбор из трех вариантов (максимизация, минимизация, удержание в диапазоне).
Рис. 3 Показатель Рост прибыли - цель
При определении Шаблона расчета целевого показателя (Рисунок 4) в первую очередь определяется схема компоновки данных либо выбором из предложенных вариантов, либо созданием нового источника данных (пригласив разработчика).
В данной статье показано, как использовать Монитор целевых показателей без привлечения разработчиков, поэтому используем уже существующие источники данных.
После выбора Схемы компоновки данных дополнительно можно задать отборы (вкладка «Отбор»), выбрать параметры из предложенных (вкладка «Параметры»), а также скорректировать данные для отчетов (вкладка «Порядок»).
Рис. 4 Настройка шаблона расчета для целевого показателя
Далее для показателя определяем вариант представления данных (по кнопке «Создать вариант анализа»).
Для варианта анализа целевого показателя (то есть вида отчета по данному показателю) заполняем поля на вкладке «Расчет значений показателя» (Рисунок 6) и на вкладке «Внешний вид и прогнозирование» (Рисунок 7):
· Наименование варианта – текстовое поле, в котором заполняется название отчета;
· Тип анализа – вариант представления данных, выбирается из предложенного списка;
· Период – период, за который будет выводится отчет (можно выбрать стандартный период как указано на рисунке (Рисунок 5);
Рис. 5 Период расчета целевого показателя
· Периодичность расчета – определяет детализацию периода, в которой будут представлены значения показателей, в данном случае по месяцам;
· Поля «Источник значения» и «Метод расчета суммы» дают возможность конкретизировать данные в этом виде анализа целевых показателей;
· Поля «Кратность значений» и «Дробная часть» позволяют настроить представление данных, например, в тысячах или миллионах, с определением точности знаков после запятой;
· Период актуальности расчета целевого показателя – определяет, через какое время система напомнит пользователю обновить отчет, если отчет длительное время будет открыт в сеансе пользователя;
· В поле «Контролировать» задается периодичность контроля достижения значения целевого показателя; это значение может быть дополнительным отбором при отображении всех показателей на Мониторе; для всех показателей данного примера выбрана единое правило контроля «Еженедельно»;
· В поле «Ответственный» настраивается доступ к данному отчету, по ссылке «Изменить доступность» можно выбрать пользователя или Группу пользователей, для которых данный вариант отчета будет выводиться;
· По ссылке «Настроить отчеты» можно дополнительно задать виды отчетов (из списка типовых), которые пользователь сможет открыть из данной формы для дополнительного анализа;
· По ссылке «Отборы: посмотреть/изменить» – есть возможность установить дополнительные отборы, которые будут действовать именно для данного вида анализа целевого показателя;
· По ссылке «Целевые значения (диапазоны)» задаются значения/диапазон, которые требуется достичь по данному показателю (их можно задавать в разрезе по периодам);
· На вкладке «Внешний вид» и прогнозирование задается вариант отображения данных. Также есть возможность настроить дополнительный расчет прогнозов и настроить цветовое оформление диаграмм.
Рис. 6 Объем прибыли за месяц – вариант анализа целевого показателя
Рис. 7 Анализ целевого показателя «Объем прибыли» за месяц
Для данного показателя настроим расчет целевого значение для месяца Декабрь (Рисунок 8).
Рис. 8 Расчет целевого значения (диапазона)
Результат настройки «Объем прибыли за месяц» выводится в таком формате:
Рис. 9 Результат анализа целевого показателя
5. Показатель «Рост валовой прибыли»
Основные параметры настройки показателя Рост валовой прибыли указаны на рисунке (Рисунок 10).
Рис. 10 Показатель Рост валовой прибыли
Особенности настройки Шаблона расчета для данного показателя указаны на рисунке (Рисунок 11).
Рис. 11 Шаблон расчета для Роста валовой прибыли
Далее для показателя «Рост валовой прибыли» определяем вариант представления данных (вкладка «Расчет значений показателя» – Рисунок 12). На вкладке «Внешний вид и прогнозирование» выбираем Тип диаграммы «График».
Рис. 12 Динамика Роста валовой прибыли
Для Роста валовой прибыли настроим целевое значение, его можно задавать для каждого месяца свой (Рисунок 13).
Рис. 13 Целевое значение для Роста валовой прибыли
Результат настройки «Динамика валовой прибыли по месяцам» выводится в таком формате:
Рис. 14 Результат настройки Роста валовой прибыли
6. Показатель «Снижение постоянных затрат»
Основные параметры настройки показателя «Снижение постоянных затрат» указаны на рисунке (Рисунок 15).
Рис. 15 Показатель «Снижение постоянных затрат»
Особенности настройки Шаблона расчета для Снижения постоянных затрат указаны на рисунке (Рисунок 16).
Рис. 16 Шаблон расчета для Снижения постоянных затрат
Далее для показателя определяем вариант представления данных (вкладка «Расчет значений показателя» – Рисунок 17). Настраиваем вывод данных в тысячах. На вкладке «Внешний вид и прогнозирование» выбираем Тип диаграммы «Гистограмма».
Рис. 17 Вариант анализа Снижения постоянных затрат
Результат настройки «Постоянные затраты за месяц» выводится в таком формате:
Рис. 18 Результат настройки показателя «Снижение постоянных затрат»
7. Показатель «Рост рентабельности продаж»
Основные параметры настройки показателя «Рост рентабельности продаж» указаны на рисунке (Рисунок 19).
Рис. 19 Настройка Роста рентабельности продаж
Особенности настройки Шаблона расчета для Роста рентабельности продаж указаны на рисунке (Рисунок 20).
Рис. 20 Шаблон расчета Роста рентабельности продаж
Далее для показателя определяем два варианта представления данных.
Первый вариант «Рентабельность по товарным категориям» (вкладка «Расчет значений показателя» – Рисунок 21). На вкладке «Внешний вид и прогнозирование» выбираем Тип диаграммы «Гистограмма объемная».
Рис. 21 Анализ Роста рентабельности продаж
Второй вариант – Рентабельность по менеджерам (вкладка «Расчет значений показателя» – Рисунок 22). На вкладке «Внешний вид и прогнозирование» выбираем Тип диаграммы «Гистограмма объемная».
Рис. 22 Вариант анализа Роста рентабельности продаж
Результат настройки «Рентабельность по товарным категориям» выводится в таком формате:
Рис. 23 Вариант настройки показателя Рост рентабельности продаж
Результат настройки «Рентабельность по менеджерам» выводится в таком формате:
Рис. 24 Результат настройки Роста рентабельности продаж
8. Показатель «Минимизация ручных скидок»
Основные параметры настройки показателя «Минимизация ручных скидок» указаны на рисунке (Рисунок 25).
Рис. 25 Параметры настройки «Минимизация ручных скидок»
Особенности настройки Шаблона расчета для данного показателя указаны на рисунке (Рисунок 26).
Рис. 26 Шаблон расчета Минимизации ручных скидок
Далее для показателя определяем вариант представления данных (вкладка «Расчет значений показателя» – Рисунок 27). На вкладке «Внешний вид и прогнозирование» выбираем Тип диаграммы «График».
Рис. 27 Ручные скидки по менеджерам
Результат настройки «Скидки по менеджерам еженедельно» выводится в таком формате:
Рис. 28 Результат настройки Ручные скидки по менеджерам ежедневно
9. Показатель «Увеличение объемов продаж»
Основные параметры настройки показателя «Увеличения объемов продаж» указаны на рисунке (Рисунок 29).
Рис. 29 Настройка показателя «Увеличение объемов продаж»
Особенности настройки Шаблона расчета для данного показателя указаны на рисунке (Рисунок 30).
Рис. 30 Шаблон расчета показателя Увеличение объемов продаж
Далее для показателя определяем вариант представления данных (вкладка «Расчет значений показателя» – Рисунок 31). На вкладке «Внешний вид и прогнозирование» выбираем Тип диаграммы «График».
Рис. 31 Анализ показателя Увеличение объемов продаж
Результат настройки «Средняя сумма продажи по неделям» выводится в таком формате:
Рис. 32 Результат анализа показателя «Увеличение объемов продаж»
10. Показатель «Исполнение планов продаж»
Основные параметры настройки показателя «Исполнение планов продаж» указаны на рисунке (Рисунок 33).
Рис. 33 Настройка Исполнения планов продаж
Особенности настройки Шаблона расчета для Исполнения планов продаж указаны на рисунке (Рисунок 34).
Рис. 34 Шаблон расчета исполнения планов продаж
Далее для показателя Исполнения планов продаж определяем вариант представления данных (вкладка «Расчет значений показателя» – Рисунок 35). На вкладке «Внешний вид и прогнозирование» выбираем Тип диаграммы «Гистограмма объемная».
Рис. 35 Исполнения планов продаж по товарным категориям
Результат настройки «Исполнение плана продаж по товарным категориям» выводится в таком формате:
Рис. 36 Результат Исполнения плана продаж по товарным категориям
11. Привлечение новых клиентов компании
Основные параметры настройки показателя «Привлечение новых клиентов компании» указаны на рисунке (Рисунок 37).
Рис. 37 Настройка Привлечения новых клиентов компании
Особенности настройки Шаблона расчета для данного показателя указаны на рисунке (Рисунок 38).
Рис. 38 Шаблон расчета Привлечения новых клиентов компании
Далее для показателя определяем вариант представления данных (вкладка «Расчет значений показателя» – Рисунок 39). На вкладке «Внешний вид и прогнозирование» выбираем Тип диаграммы «Гистограмма с накоплением».
Рис. 39 Количество привлеченных новых клиентов компании
Результат настройки «Количество привлеченных клиентов» выводится в таком формате:
Рис. 40 Результат анализа Привлечения новых клиентов компании
Основные параметры настройки показателя указаны на рисунке (Рисунок 41).
Рис. 41 Настройки целевого показателя эффективности
Особенности настройки Шаблона расчета для данного показателя указаны на рисунке (Рисунок 42).
Рис. 42 Шаблон расчета целевого показателя
Далее для показателя определяем вариант представления данных (вкладка «Расчет значений показателя» – Рисунок 43). На вкладке «Внешний вид и прогнозирование» выбираем Тип диаграммы «График».
Рис. 43 Анализ целевого показателя
Результат настройки «Своевременность исполнения заказов клиентов» выводится в таком формате:
Рис. 44 Результаты анализа целевого показателя
По указанным в статье примерам мы видим, что система 1С:ERP имеет удобный инструмент для построения «Дерева показателей». Показатели и варианты их представления могут быть настроены на пользовательском уровне. В системе преднастроено большое количество источников данных, которые можно использовать, но если этого будет недостаточно, источники данных можно добавить, используя любую информацию, которая присутствует в системе.
Результат настроенного Дерева показателей каждому пользователю (в соответствии с настроенным доступом) будет выводиться в формате, представленном на рисунке (Рисунок 45). На форме «Монитор целевых показателей» показатели сгруппированы по категориям (на примере все показатели отнесены к категории «Лаки и краски»); есть возможность выбрать периодичность контроля (в данном примере «Еженедельные»), а также установить отбор по степени достижения заданных целевых значениях (на данном примере «Без учета состояния», т.е. выводятся все показатели). Монитор показателей также можно выводить на смартфон или планшет.
Рис. 45 Результат настроенного Дерева показателей
Более эффективным использование «Дерева показателей» станет в случае совместного ее применения с системой мотивации, когда каждый сотрудник знает свои целевые задачи и заинтересован в их достижении.
Также хорошим дополнением будет применение бюджетного лимитирования, когда определен объем финансирования, в рамках которого поставленные целевые показатели необходимо выполнять.
Специалист компании «Кодерлайн»
Елена Фомина
